82 Prozessbeschreibungen - Vorlagen im Format Word
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• orientiert an gängigen QM-Normen wie ISO 9001:2015, IATF 16949:2016, ...
• im Format MS Word - frei bearbeitbar
• leicht an Ihre Abläufe anpassbar
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Mit unseren Musterdokumenten erhalten Sie die Grundlage für ein integriertes Managementsystem. Die Dokumentenstruktur lässt sich leicht erweitern um Punkte wie z.B.
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• Energie
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Prozessbeschreibung
1. Zweck des ProzessesDer Zweck dieses Prozesses ist es, eine standardisierte Vorgehensweise zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe sicherzustellen. Dadurch wird eine effiziente und einheitliche Durchführung gewährleistet.
2. AnwendungsbereichDieser Prozess gilt für alle Mitarbeiter, die in diesem Bereich tätig sind und umfasst alle relevanten Schritte von der Initiierung bis zum Abschluss der Aufgabe.
3. Verantwortlichkeiten
Prozessverantwortlicher: Zuständig für die Überwachung und Optimierung des Prozesses.
Mitarbeiter: Durchführung der einzelnen Prozessschritte gemäß Vorgaben.
Qualitätsmanagement: Prüfung der Einhaltung und Verbesserungsvorschläge.
4. Prozessablauf
Eingang der Anforderung: Die Aufgabe oder der Auftrag wird empfangen und geprüft.
Planung: Die erforderlichen Ressourcen werden festgelegt und der Zeitrahmen bestimmt.
Durchführung: Die eigentliche Bearbeitung der Aufgabe gemäß den festgelegten Standards.
Überprüfung: Kontrolle der Ergebnisse auf Richtigkeit und Qualität.
Abschluss: Dokumentation und ggf. Feedback für zukünftige Optimierungen.
5. Dokumentation und NachverfolgungAlle relevanten Informationen werden erfasst und gespeichert, um eine spätere Analyse und Verbesserung zu ermöglichen.
6. Verbesserung und OptimierungRegelmäßige Überprüfung und Anpassung des Prozesses basierend auf Erfahrungen und Feedback.
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Ein paar Worte zum Thema...
Sinn und Zweck von Prozessbeschreibungen im QM-System
Prozessbeschreibungen im QM-System (Qualitätsmanagement-System) sind ein zentrales Element, um Abläufe in Unternehmen klar zu definieren und zu steuern. Sie dienen dazu, unternehmensinterne Prozesse verständlich zu dokumentieren, Verantwortlichkeiten festzulegen und eine einheitliche Arbeitsweise sicherzustellen. Im Kontext von Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder IATF 16949 kommt Prozessbeschreibungen eine besonders wichtige Rolle zu, da diese Normen spezifische Anforderungen an die Prozessdokumentation stellen. Ein gut strukturiertes System von Prozessbeschreibungen trägt maßgeblich zur Effizienz, Transparenz und Zertifizierungsfähigkeit eines Unternehmens bei.
Definition und Bedeutung von Prozessbeschreibungen im QM-System
Eine Prozessbeschreibung im QM-System ist eine dokumentierte Darstellung eines Geschäftsprozesses mit all seinen Schritten, Schnittstellen und Zuständigkeiten. Sie beschreibt zum Beispiel, wie ein Prozess abläuft, welche Eingaben (Input) er benötigt, welche Ergebnisse (Output) er liefert und wer für die Durchführung verantwortlich ist. Häufig werden in einer Prozessbeschreibung auch die Zusammenhänge zu über- oder untergeordneten Prozessen sowie Verweise auf detaillierte Arbeits- oder Verfahrensanweisungen festgehalten.
Die Bedeutung von Prozessbeschreibungen liegt darin, komplexe Abläufe verständlich und reproduzierbar zu machen. Durch eine klare Prozessbeschreibung wissen Mitarbeiter genau, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge zu erledigen sind und welche Qualitätsschritte eingehalten werden müssen. Dies fördert ein gemeinsames Prozessverständnis im Team und reduziert Missverständnisse oder Fehler. Außerdem bilden Prozessbeschreibungen die Grundlage für ein prozessbasiertes QM-System: Sie machen die Wertschöpfungskette transparent und ermöglichen es, Prozesse gezielt zu steuern und zu verbessern.
Prozessbeschreibungen können sowohl in Textform als auch grafisch (z.B. als Flowchart oder Turtle-Diagramm) erstellt werden. Wichtig ist eine einheitliche Struktur und Terminologie innerhalb des QM-Systems, damit alle Dokumente konsistent sind. Einheitliche Begriffe und Darstellungsformen stellen sicher, dass Prozessdokumente leicht verständlich und vergleichbar bleiben. Insgesamt hilft eine gute Prozessbeschreibung dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern und externen Stakeholdern (z.B. Auditoren) zu vermitteln, wie das Unternehmen arbeitet und Qualität sichergestellt wird.
Anforderungen an Prozessdokumentation gemäß ISO 9001 und IATF 16949
ISO 9001:2015 fordert von Unternehmen einen prozessorientierten Ansatz im Qualitätsmanagement. Gemäß ISO 9001 sollen alle für das QM-System relevanten Prozesse identifiziert und in angemessener Form dokumentiert werden. Die Norm schreibt zwar kein bestimmtes Format vor, aber sie erwartet, dass das Unternehmen seine Prozesse so beschreibt und lenkt, dass deren wirksame Durchführung sichergestellt ist. In Kapitel 4.4 der ISO 9001 sind konkrete Aspekte genannt, die beim Definieren der Prozesse berücksichtigt werden sollten. Dazu gehören unter anderem:
- Eingaben und Ergebnisse eines Prozesses
- Ablauf und Wechselwirkungen des Prozesses mit anderen Prozessen
- Kriterien, Methoden und Kennzahlen, um die Wirksamkeit überwachen
- Benötigte Ressourcen und wie deren Verfügbarkeit sichergestellt wird
- Verantwortlichkeiten und Befugnisse innerhalb des Prozesses
- Risiken und Chancen im Prozess sowie entsprechende Korrekturmaßnahmen
Durch diese Anforderungen der ISO 9001 wird deutlich, dass Prozessbeschreibungen mehr als nur einfache Ablaufpläne sind. Sie müssen ausreichend Informationen liefern, damit ein Prozess verstanden, durchgeführt und verbessert werden kann. Gleichzeitig verlangt die Norm, dass dokumentierte Informationen gepflegt und kontrolliert werden (Dokumentenlenkung), damit nur aktuelle und freigegebene Prozessbeschreibungen im Umlauf sind.
Die IATF 16949:2016 als QM-Standard in der Automobilindustrie geht in vielen Bereichen noch über die ISO 9001-Anforderungen hinaus. Auch hier steht ein prozessorientiertes QM-System im Vordergrund, doch IATF 16949 verlangt umfassende Prozessdokumentation inklusive zusätzlicher, branchenspezifischer Prozesse. So müssen im Automotive-Bereich zahlreiche ergänzende Prozesse dokumentiert werden – die IATF 16949 listet rund 23 spezifische Prozesse, die im Qualitätsmanagementsystem festgelegt und beschrieben sein müssen. Dazu zählen beispielsweise Prozesse zur Produktsicherheit, zum Änderungsmanagement, zur Lieferantenbewertung oder zur Fehler- und Reklamationsbearbeitung. Diese zusätzlichen Anforderungen spiegeln die hohen Sicherheits- und Zuverlässigkeitsstandards der Automobilindustrie wider.
Für Unternehmen bedeutet das:
Wer eine Zertifizierung nach IATF 16949 anstrebt, muss weitreichende Prozessbeschreibungen vorweisen können, die alle wichtigen Abläufe und Vorgaben der Automobilnorm erfüllen. Die IATF 16949-Prozessdokumentation ist oft deutlich detaillierter und umfangreicher, um den spezifischen branchentypischen Risiken und Kundenanforderungen gerecht zu werden. Dennoch baut IATF auf ISO 9001 auf – ein Unternehmen mit bereits gut dokumentierten Prozessen nach ISO 9001 hat eine solide Basis, muss aber die zusätzlichen dokumentierten Verfahren gemäß IATF ergänzen.
Zusammenfassend verlangen beide Normen, ISO 9001 und IATF 16949, ein strukturiertes Vorgehen bei der Prozessdokumentation. Das Vorhandensein aktueller und umfassender Prozessbeschreibungen ist ein wesentlicher Baustein, um die Normforderungen zu erfüllen und eine erfolgreiche Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems zu erreichen.
Nutzen einer strukturierten Prozessdokumentation
Eine strukturierte Prozessdokumentation bringt dem Unternehmen vielfältige Vorteile über die bloße Erfüllung von Normvorgaben hinaus. Zu den wichtigsten Nutzenaspekten zählen:
Klarheit und Einheitlichkeit: Alle Mitarbeiter greifen auf dieselben Vorgaben zurück. Einheitliche Prozessbeschreibungen im QM-System stellen sicher, dass Aufgaben auf die gleiche Weise erledigt werden, unabhängig davon, wer sie ausführt.
Schulung und Einarbeitung: Neue Mitarbeiter oder Vertretungen können sich mithilfe klarer Prozessdokumente schneller einarbeiten. Die Prozessbeschreibung fungiert als Leitfaden und Nachschlagewerk, was Zeit bei der Einarbeitung spart.
Kontinuität und Wissenserhalt: Auch wenn erfahrene Mitarbeiter ausfallen oder das Unternehmen verlassen, bleibt das Prozesswissen im Unternehmen erhalten. Dokumentierte Prozesse sichern das Know-how und machen das Unternehmen weniger abhängig von Einzelpersonen.
Verbesserungsmanagement: Durch dokumentierte Abläufe lassen sich Prozesse leichter analysieren und verbessern. Schwachstellen oder Ineffizienzen werden schneller erkennbar, weil der Ist-Zustand schwarz auf weiß vorliegt. Kontinuierliche Verbesserung (KVP) baut auf solch einer transparenten Prozesslandschaft auf.
Nachweis der Konformität: Bei internen Audits oder externen Audits (z.B. zur Zertifizierung im Qualitätsmanagement) können strukturierte Prozessbeschreibungen direkt als Nachweis dienen, dass Anforderungen systematisch umgesetzt sind. Sie zeigen Auditoren, dass das Unternehmen seine Prozesse im Griff hat und qualitätsbewusst steuert.
Letztlich unterstützt eine gute Prozessdokumentation das Unternehmen darin, konsequente Qualität zu liefern und effizienter zu arbeiten. Sie schafft Vertrauen bei Kunden und Zertifizierern, da dokumentierte Prozesse Verlässlichkeit signalisieren. Zudem verringern klar geregelte Abläufe das Risiko von Fehlern, Nacharbeiten oder Qualitätsproblemen, was auch Kostenersparnis bedeuten kann.
Herausforderungen bei der Erstellung individueller Prozessbeschreibungen
Trotz der klaren Vorteile ist die Erstellung von individuellen Prozessbeschreibungen oft eine Herausforderung für Unternehmen. Zum einen erfordert es Zeit und personelle Ressourcen, jeden Prozess detailliert zu dokumentieren. Mitarbeiter, die die Prozesse am besten kennen, sind oft in das Tagesgeschäft eingebunden und haben wenig Kapazität, umfangreiche Dokumente zu verfassen. Die Erstellung einer Prozessbeschreibung ist zudem ein iterativer Abstimmungsprozess: Meist müssen mehrere Abteilungen oder Prozessbeteiligte eingebunden werden, um alle Aspekte korrekt zu erfassen. Dies kann den Aufwand erhöhen und Verzögerungen verursachen.
Ein weiteres Problemfeld ist die Komplexität der Normanforderungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass jede Prozessbeschreibung die ISO 9001-Anforderungen und gegebenenfalls zusätzliche IATF 16949-Prozessanforderungen erfüllt. Ohne Vorwissen kann es schwierig sein, nichts Wichtiges zu vergessen – beispielsweise die Berücksichtigung von Risiken und Chancen oder das Festlegen geeigneter Kennzahlen für einen Prozess. Viele tun sich auch schwer mit der richtigen Struktur und Sprache: Die Dokumente sollen verständlich, aber auch formal korrekt sein. Es gilt, genügend Details zu geben, ohne die Leser mit unnötiger Information zu überfrachten.
Zudem besteht die Herausforderung, die Dokumente aktuell zu halten. Prozesse verändern sich, und damit müssen auch Prozessbeschreibungen angepasst werden. Ein individuelles Dokumentationssystem, das von Grund auf neu erstellt wurde, kann schwerfällig sein, wenn Änderungen anstehen – insbesondere, wenn keine klaren Vorlagen oder Versionierungsprozesse definiert sind. Die Pflege der Dokumentation erfordert Disziplin und ein gutes Dokumentenmanagement.
Schließlich darf man den Initialaufwand nicht unterschätzen: Jedes Unternehmen hat zahlreiche Kernprozesse und Unterstützungsprozesse. Ohne Hilfsmittel bedeutet dies, dass unter Umständen Dutzende von Dokumenten neu geschrieben werden müssen. Dieser Aufwand schreckt viele ab oder führt dazu, dass Prozessbeschreibungen halbherzig erstellt werden. Die Folge können Lücken in der Dokumentation oder uneinheitliche, widersprüchliche Darstellungen sein – was im Audit schnell zu Beanstandungen führt. Es ist also verständlich, dass Unternehmen nach Wegen suchen, die Erstellung von Prozessbeschreibungen zu erleichtern und dabei normkonform zu bleiben.
Vorteile der Verwendung von Muster-Prozessbeschreibungen (IQM TOOLS Vorlagen)
Um die genannten Herausforderungen zu bewältigen, setzen viele Organisationen auf Muster-Prozessbeschreibungen – also vordefinierte Vorlagen, die nur noch auf die eigene Firma angepasst werden müssen. Solche Vorlagen, wie sie beispielsweise die IQM TOOLS GmbH anbietet, können erheblich dazu beitragen, ein QM-System schneller mit vollständiger Prozessdokumentation auszustatten. Die Muster-Prozessbeschreibungen von IQM TOOLS sind praxisnah formulierte Dokumente im Word-Format, die bereits die gängigen Anforderungen von ISO 9001:2015 und IATF 16949:2016 berücksichtigen.
Die Verwendung dieser Vorlagen bietet mehrere Vorteile:
Zeitersparnis bei der Erstellung: Anstatt bei Null zu beginnen, startet man mit einem gut strukturierten Muster. Das Grundgerüst – inklusive Überschriften, Inhaltsverzeichnis, und häufig benötigten Abschnitten – steht bereits. Man braucht die Vorlage nur noch mit unternehmensspezifischen Details zu füllen, was deutlich schneller geht als ein komplett eigener Entwurf.
Normkonformität von Anfang an: Gute Muster-Prozessbeschreibungen sind so aufgebaut, dass sie alle wichtigen Punkte der Norm abdecken. Bei den IQM TOOLS Vorlagen ist sichergestellt, dass z.B. Aspekte wie Ziele/Kennzahlen, Risiken oder Verantwortlichkeiten im Dokument vorkommen. So läuft man nicht Gefahr, einen für die Zertifizierung des QM-Systems relevanten Punkt zu übersehen.
Einheitlicher Aufbau und Sprache: Vorlagen sorgen automatisch für konsistente Dokumente. Wenn alle Prozessbeschreibungen nach dem gleichen Schema erstellt werden, wirkt das QM-Handbuch bzw. das Prozessportal übersichtlich und professionell. Einheitliche Struktur hilft auch den Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden, da jedes Dokument ähnlich aufgebaut ist.
Erprobte Inhalte aus der Praxis: Insbesondere IQM TOOLS Muster-Prozessbeschreibungen basieren auf Best-Practice-Erfahrungen aus vielen Unternehmen. Die Vorlagen sind praxiserprobt, was bedeutet, dass typische Abläufe und Formulierungen bereits enthalten sind. Dies erleichtert es, nichts Wichtiges zu vergessen, und man profitiert vom Know-how von Experten.
Flexibilität und Anpassbarkeit: Trotz Vorgabe bleibt genug Raum, um die Prozesse firmenspezifisch zu gestalten. Die Vorlagen von IQM TOOLS liegen im bearbeitbaren Format (z.B. MS Word) vor, sodass Inhalte verändert, erweitert oder gekürzt werden können. Man erhält also eine Grundlage, die individuell angepasst werden kann, ohne an starre Formulierungen gebunden zu sein.
Durch diese Vorteile reduzieren Muster-Prozessbeschreibungen die Hemmschwelle, eine vollständige Prozessdokumentation aufzubauen. Selbst Unternehmen, die wenig Erfahrung mit QM-Dokumentation haben, können mit den richtigen Vorlagen schnell Ergebnisse erzielen, die sich sehen lassen können – und die Auditoren überzeugen.
Zeitersparnis und Arbeitserleichterung durch IQM TOOLS Muster-Vorlagen
Speziell die Muster-Prozessbeschreibungen von IQM TOOLS bieten eine erhebliche Zeitersparnis und Arbeitserleichterung. Das Team von IQM TOOLS hat bereits über die Jahre eine umfangreiche Sammlung von Prozessbeschreibungs-Vorlagen entwickelt, die nahezu alle gängigen Prozesse in einem Unternehmen abdeckt – von Führungsprozessen über Kernprozesse bis hin zu unterstützenden QM-Prozessen. Wer diese Vorlagen nutzt, kann die Erstellungszeit pro Dokument deutlich verkürzen. In der Praxis berichten QM-Beauftragte häufig, dass sie mit einem guten Muster im Hintergrund nur noch einen Bruchteil der sonst benötigten Zeit aufwenden müssen.
Statt stunden- oder tagelang einen Prozess in Worte zu fassen, kann man sich auf das Anpassen konzentrieren. Man prüft die vorhandene Beschreibung, passt die Schritte an die eigenen Abläufe an, ergänzt eventuell spezielle betriebliche Regelungen – und hat in kurzer Zeit eine fertige Prozessbeschreibung. Dabei helfen die IQM TOOLS Vorlagen auch, an Dinge zu denken, die man vielleicht übersehen hätte. Zum Beispiel enthalten viele Musterprozesse bereits Abschnitte für Kennzahlenermittlung, Risikoanalyse oder Prozessziele, die man sonst mühsam selbst formulieren müsste.
Die Arbeitserleichterung zeigt sich auch darin, dass Qualitätsmanagement-Beauftragte und Prozessverantwortliche durch die Vorlagen eine Leitlinie bekommen. Sie müssen nicht mehr bei jedem neuen Dokument überlegen, wie die Gliederung aussehen soll oder welche Formulierungen normgerecht sind – all das ist im Muster vorhanden. Somit kann man sich auf den Inhalt konzentrieren, sprich darauf, wie der Prozess im eigenen Unternehmen läuft, während Form und Basisinhalt bereits stehen. Das entlastet nicht nur zeitlich, sondern auch mental, weil die Aufgabe weniger überwältigend wirkt.
Unterm Strich ermöglichen IQM TOOLS Muster-Prozessbeschreibungen den Aufbau einer vollständigen, hochwertigen Prozessdokumentation in einem Bruchteil der üblichen Zeit. Dies ist gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die oft unter begrenzten Ressourcen leiden, ein entscheidender Faktor, um ein QM-System nach ISO 9001 oder IATF 16949 effektiv umzusetzen.
Unterstützung bei der erfolgreichen Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems
Gut dokumentierte, normgerechte Prozesse sind eine wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche Zertifizierung im Qualitätsmanagement. Ganz gleich, ob ein Unternehmen eine ISO 9001-Zertifizierung anstrebt oder die anspruchsvollere IATF 16949 Zertifizierung in der Automobilbranche – eine solide Prozessdokumentation bildet das Fundament für das Audit. Externe Zertifizierer prüfen sehr genau, ob die QM-Dokumentation den Normanforderungen entspricht und im Alltag gelebt wird. Lückenhafte oder unstrukturierte Prozessbeschreibungen können dabei schnell zu Abweichungen (Nonkonformitäten) führen, die den Zertifizierungserfolg gefährden.
Die Verwendung von Muster-Prozessbeschreibungen – insbesondere qualitativ hochwertigen Vorlagen wie denen von IQM TOOLS – kann Unternehmen gezielt bei der Vorbereitung auf Audits unterstützen. Da die Vorlagen bereits standardkonform aufgebaut sind, erfüllen sie von vornherein viele Dokumentationsanforderungen, die Auditoren erwarten. Unternehmen, die ihre Prozessdokumentation mit solchen Hilfsmitteln erstellen, minimieren das Risiko, wichtige Aspekte zu vergessen, und präsentieren dem Auditor ein stimmiges QM-System. Dies schafft Vertrauen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, das Zertifizierungsaudit beim ersten Anlauf zu bestehen.
Zudem zeigen Unternehmen mit einer professionell aufgezogenen Dokumentation, dass sie das Qualitätsmanagement ernst nehmen und strukturiert angehen. Gerade bei IATF 16949-Audits, die sehr detailorientiert sind, kann eine vollständige und gut gepflegte Prozessdokumentation viele Rückfragen beantworten, bevor sie überhaupt gestellt werden. Auditoren erkennen, wenn Muster genutzt wurden, aber solange diese individuell angepasst und umgesetzt sind, wird dies positiv bewertet – schließlich geht es am Ende darum, dass die Prozesse geregelt sind und funktionieren.
IQM TOOLS Muster-Prozessbeschreibungen haben sich in der Praxis bereits als hilfreiche Grundlage für erfolgreiche Zertifizierungen bewährt. Unternehmen, die auf diese Vorlagen setzen, berichten von reibungsloseren Audits und geringerem Korrekturbedarf im Dokumentationsprozess. Somit leisten die Vorlagen indirekt einen Beitrag dazu, die Zertifizierungskosten und -dauer zu reduzieren, da Nacharbeiten oder zusätzliche Audit-Runden vermieden werden.
Fazit
Prozessbeschreibungen sind ein unverzichtbarer Baustein jedes effektiven QM-Systems. Sie erfüllen einerseits die ISO 9001 Anforderungen an Dokumentation und Prozesssteuerung und helfen andererseits, die betrieblichen Abläufe zu optimieren. Die Erstellung solcher Dokumente kann anspruchsvoll sein, doch mithilfe von Muster-Prozessbeschreibungen – wie den Vorlagen der IQM TOOLS GmbH – lässt sich diese Aufgabe deutlich beschleunigen und vereinfachen. Am Ende profitiert das Unternehmen von klar definierten Prozessen, einem effizienten Qualitätsmanagement und höherer Sicherheit bei Audits auf dem Weg zur erfolgreichen Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems.
82 Prozessbeschreibungen - Vorlagen im Format Word
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Prozessbeschreibung
1. Zweck des ProzessesDer Zweck dieses Prozesses ist es, eine standardisierte Vorgehensweise zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe sicherzustellen. Dadurch wird eine effiziente und einheitliche Durchführung gewährleistet.
2. AnwendungsbereichDieser Prozess gilt für alle Mitarbeiter, die in diesem Bereich tätig sind und umfasst alle relevanten Schritte von der Initiierung bis zum Abschluss der Aufgabe.
3. Verantwortlichkeiten
Prozessverantwortlicher: Zuständig für die Überwachung und Optimierung des Prozesses.
Mitarbeiter: Durchführung der einzelnen Prozessschritte gemäß Vorgaben.
Qualitätsmanagement: Prüfung der Einhaltung und Verbesserungsvorschläge.
4. Prozessablauf
Eingang der Anforderung: Die Aufgabe oder der Auftrag wird empfangen und geprüft.
Planung: Die erforderlichen Ressourcen werden festgelegt und der Zeitrahmen bestimmt.
Durchführung: Die eigentliche Bearbeitung der Aufgabe gemäß den festgelegten Standards.
Überprüfung: Kontrolle der Ergebnisse auf Richtigkeit und Qualität.
Abschluss: Dokumentation und ggf. Feedback für zukünftige Optimierungen.
5. Dokumentation und NachverfolgungAlle relevanten Informationen werden erfasst und gespeichert, um eine spätere Analyse und Verbesserung zu ermöglichen.
6. Verbesserung und OptimierungRegelmäßige Überprüfung und Anpassung des Prozesses basierend auf Erfahrungen und Feedback.
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Sinn und Zweck von Prozessbeschreibungen im QM-System
Prozessbeschreibungen im QM-System (Qualitätsmanagement-System) sind ein zentrales Element, um Abläufe in Unternehmen klar zu definieren und zu steuern. Sie dienen dazu, unternehmensinterne Prozesse verständlich zu dokumentieren, Verantwortlichkeiten festzulegen und eine einheitliche Arbeitsweise sicherzustellen. Im Kontext von Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder IATF 16949 kommt Prozessbeschreibungen eine besonders wichtige Rolle zu, da diese Normen spezifische Anforderungen an die Prozessdokumentation stellen. Ein gut strukturiertes System von Prozessbeschreibungen trägt maßgeblich zur Effizienz, Transparenz und Zertifizierungsfähigkeit eines Unternehmens bei.
Definition und Bedeutung von Prozessbeschreibungen im QM-System
Eine Prozessbeschreibung im QM-System ist eine dokumentierte Darstellung eines Geschäftsprozesses mit all seinen Schritten, Schnittstellen und Zuständigkeiten. Sie beschreibt zum Beispiel, wie ein Prozess abläuft, welche Eingaben (Input) er benötigt, welche Ergebnisse (Output) er liefert und wer für die Durchführung verantwortlich ist. Häufig werden in einer Prozessbeschreibung auch die Zusammenhänge zu über- oder untergeordneten Prozessen sowie Verweise auf detaillierte Arbeits- oder Verfahrensanweisungen festgehalten.
Die Bedeutung von Prozessbeschreibungen liegt darin, komplexe Abläufe verständlich und reproduzierbar zu machen. Durch eine klare Prozessbeschreibung wissen Mitarbeiter genau, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge zu erledigen sind und welche Qualitätsschritte eingehalten werden müssen. Dies fördert ein gemeinsames Prozessverständnis im Team und reduziert Missverständnisse oder Fehler. Außerdem bilden Prozessbeschreibungen die Grundlage für ein prozessbasiertes QM-System: Sie machen die Wertschöpfungskette transparent und ermöglichen es, Prozesse gezielt zu steuern und zu verbessern.
Prozessbeschreibungen können sowohl in Textform als auch grafisch (z.B. als Flowchart oder Turtle-Diagramm) erstellt werden. Wichtig ist eine einheitliche Struktur und Terminologie innerhalb des QM-Systems, damit alle Dokumente konsistent sind. Einheitliche Begriffe und Darstellungsformen stellen sicher, dass Prozessdokumente leicht verständlich und vergleichbar bleiben. Insgesamt hilft eine gute Prozessbeschreibung dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern und externen Stakeholdern (z.B. Auditoren) zu vermitteln, wie das Unternehmen arbeitet und Qualität sichergestellt wird.
Anforderungen an Prozessdokumentation gemäß ISO 9001 und IATF 16949
ISO 9001:2015 fordert von Unternehmen einen prozessorientierten Ansatz im Qualitätsmanagement. Gemäß ISO 9001 sollen alle für das QM-System relevanten Prozesse identifiziert und in angemessener Form dokumentiert werden. Die Norm schreibt zwar kein bestimmtes Format vor, aber sie erwartet, dass das Unternehmen seine Prozesse so beschreibt und lenkt, dass deren wirksame Durchführung sichergestellt ist. In Kapitel 4.4 der ISO 9001 sind konkrete Aspekte genannt, die beim Definieren der Prozesse berücksichtigt werden sollten. Dazu gehören unter anderem:
- Eingaben und Ergebnisse eines Prozesses
- Ablauf und Wechselwirkungen des Prozesses mit anderen Prozessen
- Kriterien, Methoden und Kennzahlen, um die Wirksamkeit überwachen
- Benötigte Ressourcen und wie deren Verfügbarkeit sichergestellt wird
- Verantwortlichkeiten und Befugnisse innerhalb des Prozesses
- Risiken und Chancen im Prozess sowie entsprechende Korrekturmaßnahmen
Durch diese Anforderungen der ISO 9001 wird deutlich, dass Prozessbeschreibungen mehr als nur einfache Ablaufpläne sind. Sie müssen ausreichend Informationen liefern, damit ein Prozess verstanden, durchgeführt und verbessert werden kann. Gleichzeitig verlangt die Norm, dass dokumentierte Informationen gepflegt und kontrolliert werden (Dokumentenlenkung), damit nur aktuelle und freigegebene Prozessbeschreibungen im Umlauf sind.
Die IATF 16949:2016 als QM-Standard in der Automobilindustrie geht in vielen Bereichen noch über die ISO 9001-Anforderungen hinaus. Auch hier steht ein prozessorientiertes QM-System im Vordergrund, doch IATF 16949 verlangt umfassende Prozessdokumentation inklusive zusätzlicher, branchenspezifischer Prozesse. So müssen im Automotive-Bereich zahlreiche ergänzende Prozesse dokumentiert werden – die IATF 16949 listet rund 23 spezifische Prozesse, die im Qualitätsmanagementsystem festgelegt und beschrieben sein müssen. Dazu zählen beispielsweise Prozesse zur Produktsicherheit, zum Änderungsmanagement, zur Lieferantenbewertung oder zur Fehler- und Reklamationsbearbeitung. Diese zusätzlichen Anforderungen spiegeln die hohen Sicherheits- und Zuverlässigkeitsstandards der Automobilindustrie wider.
Für Unternehmen bedeutet das:
Wer eine Zertifizierung nach IATF 16949 anstrebt, muss weitreichende Prozessbeschreibungen vorweisen können, die alle wichtigen Abläufe und Vorgaben der Automobilnorm erfüllen. Die IATF 16949-Prozessdokumentation ist oft deutlich detaillierter und umfangreicher, um den spezifischen branchentypischen Risiken und Kundenanforderungen gerecht zu werden. Dennoch baut IATF auf ISO 9001 auf – ein Unternehmen mit bereits gut dokumentierten Prozessen nach ISO 9001 hat eine solide Basis, muss aber die zusätzlichen dokumentierten Verfahren gemäß IATF ergänzen.
Zusammenfassend verlangen beide Normen, ISO 9001 und IATF 16949, ein strukturiertes Vorgehen bei der Prozessdokumentation. Das Vorhandensein aktueller und umfassender Prozessbeschreibungen ist ein wesentlicher Baustein, um die Normforderungen zu erfüllen und eine erfolgreiche Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems zu erreichen.
Nutzen einer strukturierten Prozessdokumentation
Eine strukturierte Prozessdokumentation bringt dem Unternehmen vielfältige Vorteile über die bloße Erfüllung von Normvorgaben hinaus. Zu den wichtigsten Nutzenaspekten zählen:
Klarheit und Einheitlichkeit: Alle Mitarbeiter greifen auf dieselben Vorgaben zurück. Einheitliche Prozessbeschreibungen im QM-System stellen sicher, dass Aufgaben auf die gleiche Weise erledigt werden, unabhängig davon, wer sie ausführt.
Schulung und Einarbeitung: Neue Mitarbeiter oder Vertretungen können sich mithilfe klarer Prozessdokumente schneller einarbeiten. Die Prozessbeschreibung fungiert als Leitfaden und Nachschlagewerk, was Zeit bei der Einarbeitung spart.
Kontinuität und Wissenserhalt: Auch wenn erfahrene Mitarbeiter ausfallen oder das Unternehmen verlassen, bleibt das Prozesswissen im Unternehmen erhalten. Dokumentierte Prozesse sichern das Know-how und machen das Unternehmen weniger abhängig von Einzelpersonen.
Verbesserungsmanagement: Durch dokumentierte Abläufe lassen sich Prozesse leichter analysieren und verbessern. Schwachstellen oder Ineffizienzen werden schneller erkennbar, weil der Ist-Zustand schwarz auf weiß vorliegt. Kontinuierliche Verbesserung (KVP) baut auf solch einer transparenten Prozesslandschaft auf.
Nachweis der Konformität: Bei internen Audits oder externen Audits (z.B. zur Zertifizierung im Qualitätsmanagement) können strukturierte Prozessbeschreibungen direkt als Nachweis dienen, dass Anforderungen systematisch umgesetzt sind. Sie zeigen Auditoren, dass das Unternehmen seine Prozesse im Griff hat und qualitätsbewusst steuert.
Letztlich unterstützt eine gute Prozessdokumentation das Unternehmen darin, konsequente Qualität zu liefern und effizienter zu arbeiten. Sie schafft Vertrauen bei Kunden und Zertifizierern, da dokumentierte Prozesse Verlässlichkeit signalisieren. Zudem verringern klar geregelte Abläufe das Risiko von Fehlern, Nacharbeiten oder Qualitätsproblemen, was auch Kostenersparnis bedeuten kann.
Herausforderungen bei der Erstellung individueller Prozessbeschreibungen
Trotz der klaren Vorteile ist die Erstellung von individuellen Prozessbeschreibungen oft eine Herausforderung für Unternehmen. Zum einen erfordert es Zeit und personelle Ressourcen, jeden Prozess detailliert zu dokumentieren. Mitarbeiter, die die Prozesse am besten kennen, sind oft in das Tagesgeschäft eingebunden und haben wenig Kapazität, umfangreiche Dokumente zu verfassen. Die Erstellung einer Prozessbeschreibung ist zudem ein iterativer Abstimmungsprozess: Meist müssen mehrere Abteilungen oder Prozessbeteiligte eingebunden werden, um alle Aspekte korrekt zu erfassen. Dies kann den Aufwand erhöhen und Verzögerungen verursachen.
Ein weiteres Problemfeld ist die Komplexität der Normanforderungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass jede Prozessbeschreibung die ISO 9001-Anforderungen und gegebenenfalls zusätzliche IATF 16949-Prozessanforderungen erfüllt. Ohne Vorwissen kann es schwierig sein, nichts Wichtiges zu vergessen – beispielsweise die Berücksichtigung von Risiken und Chancen oder das Festlegen geeigneter Kennzahlen für einen Prozess. Viele tun sich auch schwer mit der richtigen Struktur und Sprache: Die Dokumente sollen verständlich, aber auch formal korrekt sein. Es gilt, genügend Details zu geben, ohne die Leser mit unnötiger Information zu überfrachten.
Zudem besteht die Herausforderung, die Dokumente aktuell zu halten. Prozesse verändern sich, und damit müssen auch Prozessbeschreibungen angepasst werden. Ein individuelles Dokumentationssystem, das von Grund auf neu erstellt wurde, kann schwerfällig sein, wenn Änderungen anstehen – insbesondere, wenn keine klaren Vorlagen oder Versionierungsprozesse definiert sind. Die Pflege der Dokumentation erfordert Disziplin und ein gutes Dokumentenmanagement.
Schließlich darf man den Initialaufwand nicht unterschätzen: Jedes Unternehmen hat zahlreiche Kernprozesse und Unterstützungsprozesse. Ohne Hilfsmittel bedeutet dies, dass unter Umständen Dutzende von Dokumenten neu geschrieben werden müssen. Dieser Aufwand schreckt viele ab oder führt dazu, dass Prozessbeschreibungen halbherzig erstellt werden. Die Folge können Lücken in der Dokumentation oder uneinheitliche, widersprüchliche Darstellungen sein – was im Audit schnell zu Beanstandungen führt. Es ist also verständlich, dass Unternehmen nach Wegen suchen, die Erstellung von Prozessbeschreibungen zu erleichtern und dabei normkonform zu bleiben.
Vorteile der Verwendung von Muster-Prozessbeschreibungen (IQM TOOLS Vorlagen)
Um die genannten Herausforderungen zu bewältigen, setzen viele Organisationen auf Muster-Prozessbeschreibungen – also vordefinierte Vorlagen, die nur noch auf die eigene Firma angepasst werden müssen. Solche Vorlagen, wie sie beispielsweise die IQM TOOLS GmbH anbietet, können erheblich dazu beitragen, ein QM-System schneller mit vollständiger Prozessdokumentation auszustatten. Die Muster-Prozessbeschreibungen von IQM TOOLS sind praxisnah formulierte Dokumente im Word-Format, die bereits die gängigen Anforderungen von ISO 9001:2015 und IATF 16949:2016 berücksichtigen.
Die Verwendung dieser Vorlagen bietet mehrere Vorteile:
Zeitersparnis bei der Erstellung: Anstatt bei Null zu beginnen, startet man mit einem gut strukturierten Muster. Das Grundgerüst – inklusive Überschriften, Inhaltsverzeichnis, und häufig benötigten Abschnitten – steht bereits. Man braucht die Vorlage nur noch mit unternehmensspezifischen Details zu füllen, was deutlich schneller geht als ein komplett eigener Entwurf.
Normkonformität von Anfang an: Gute Muster-Prozessbeschreibungen sind so aufgebaut, dass sie alle wichtigen Punkte der Norm abdecken. Bei den IQM TOOLS Vorlagen ist sichergestellt, dass z.B. Aspekte wie Ziele/Kennzahlen, Risiken oder Verantwortlichkeiten im Dokument vorkommen. So läuft man nicht Gefahr, einen für die Zertifizierung des QM-Systems relevanten Punkt zu übersehen.
Einheitlicher Aufbau und Sprache: Vorlagen sorgen automatisch für konsistente Dokumente. Wenn alle Prozessbeschreibungen nach dem gleichen Schema erstellt werden, wirkt das QM-Handbuch bzw. das Prozessportal übersichtlich und professionell. Einheitliche Struktur hilft auch den Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden, da jedes Dokument ähnlich aufgebaut ist.
Erprobte Inhalte aus der Praxis: Insbesondere IQM TOOLS Muster-Prozessbeschreibungen basieren auf Best-Practice-Erfahrungen aus vielen Unternehmen. Die Vorlagen sind praxiserprobt, was bedeutet, dass typische Abläufe und Formulierungen bereits enthalten sind. Dies erleichtert es, nichts Wichtiges zu vergessen, und man profitiert vom Know-how von Experten.
Flexibilität und Anpassbarkeit: Trotz Vorgabe bleibt genug Raum, um die Prozesse firmenspezifisch zu gestalten. Die Vorlagen von IQM TOOLS liegen im bearbeitbaren Format (z.B. MS Word) vor, sodass Inhalte verändert, erweitert oder gekürzt werden können. Man erhält also eine Grundlage, die individuell angepasst werden kann, ohne an starre Formulierungen gebunden zu sein.
Durch diese Vorteile reduzieren Muster-Prozessbeschreibungen die Hemmschwelle, eine vollständige Prozessdokumentation aufzubauen. Selbst Unternehmen, die wenig Erfahrung mit QM-Dokumentation haben, können mit den richtigen Vorlagen schnell Ergebnisse erzielen, die sich sehen lassen können – und die Auditoren überzeugen.
Zeitersparnis und Arbeitserleichterung durch IQM TOOLS Muster-Vorlagen
Speziell die Muster-Prozessbeschreibungen von IQM TOOLS bieten eine erhebliche Zeitersparnis und Arbeitserleichterung. Das Team von IQM TOOLS hat bereits über die Jahre eine umfangreiche Sammlung von Prozessbeschreibungs-Vorlagen entwickelt, die nahezu alle gängigen Prozesse in einem Unternehmen abdeckt – von Führungsprozessen über Kernprozesse bis hin zu unterstützenden QM-Prozessen. Wer diese Vorlagen nutzt, kann die Erstellungszeit pro Dokument deutlich verkürzen. In der Praxis berichten QM-Beauftragte häufig, dass sie mit einem guten Muster im Hintergrund nur noch einen Bruchteil der sonst benötigten Zeit aufwenden müssen.
Statt stunden- oder tagelang einen Prozess in Worte zu fassen, kann man sich auf das Anpassen konzentrieren. Man prüft die vorhandene Beschreibung, passt die Schritte an die eigenen Abläufe an, ergänzt eventuell spezielle betriebliche Regelungen – und hat in kurzer Zeit eine fertige Prozessbeschreibung. Dabei helfen die IQM TOOLS Vorlagen auch, an Dinge zu denken, die man vielleicht übersehen hätte. Zum Beispiel enthalten viele Musterprozesse bereits Abschnitte für Kennzahlenermittlung, Risikoanalyse oder Prozessziele, die man sonst mühsam selbst formulieren müsste.
Die Arbeitserleichterung zeigt sich auch darin, dass Qualitätsmanagement-Beauftragte und Prozessverantwortliche durch die Vorlagen eine Leitlinie bekommen. Sie müssen nicht mehr bei jedem neuen Dokument überlegen, wie die Gliederung aussehen soll oder welche Formulierungen normgerecht sind – all das ist im Muster vorhanden. Somit kann man sich auf den Inhalt konzentrieren, sprich darauf, wie der Prozess im eigenen Unternehmen läuft, während Form und Basisinhalt bereits stehen. Das entlastet nicht nur zeitlich, sondern auch mental, weil die Aufgabe weniger überwältigend wirkt.
Unterm Strich ermöglichen IQM TOOLS Muster-Prozessbeschreibungen den Aufbau einer vollständigen, hochwertigen Prozessdokumentation in einem Bruchteil der üblichen Zeit. Dies ist gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die oft unter begrenzten Ressourcen leiden, ein entscheidender Faktor, um ein QM-System nach ISO 9001 oder IATF 16949 effektiv umzusetzen.
Unterstützung bei der erfolgreichen Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems
Gut dokumentierte, normgerechte Prozesse sind eine wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche Zertifizierung im Qualitätsmanagement. Ganz gleich, ob ein Unternehmen eine ISO 9001-Zertifizierung anstrebt oder die anspruchsvollere IATF 16949 Zertifizierung in der Automobilbranche – eine solide Prozessdokumentation bildet das Fundament für das Audit. Externe Zertifizierer prüfen sehr genau, ob die QM-Dokumentation den Normanforderungen entspricht und im Alltag gelebt wird. Lückenhafte oder unstrukturierte Prozessbeschreibungen können dabei schnell zu Abweichungen (Nonkonformitäten) führen, die den Zertifizierungserfolg gefährden.
Die Verwendung von Muster-Prozessbeschreibungen – insbesondere qualitativ hochwertigen Vorlagen wie denen von IQM TOOLS – kann Unternehmen gezielt bei der Vorbereitung auf Audits unterstützen. Da die Vorlagen bereits standardkonform aufgebaut sind, erfüllen sie von vornherein viele Dokumentationsanforderungen, die Auditoren erwarten. Unternehmen, die ihre Prozessdokumentation mit solchen Hilfsmitteln erstellen, minimieren das Risiko, wichtige Aspekte zu vergessen, und präsentieren dem Auditor ein stimmiges QM-System. Dies schafft Vertrauen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, das Zertifizierungsaudit beim ersten Anlauf zu bestehen.
Zudem zeigen Unternehmen mit einer professionell aufgezogenen Dokumentation, dass sie das Qualitätsmanagement ernst nehmen und strukturiert angehen. Gerade bei IATF 16949-Audits, die sehr detailorientiert sind, kann eine vollständige und gut gepflegte Prozessdokumentation viele Rückfragen beantworten, bevor sie überhaupt gestellt werden. Auditoren erkennen, wenn Muster genutzt wurden, aber solange diese individuell angepasst und umgesetzt sind, wird dies positiv bewertet – schließlich geht es am Ende darum, dass die Prozesse geregelt sind und funktionieren.
IQM TOOLS Muster-Prozessbeschreibungen haben sich in der Praxis bereits als hilfreiche Grundlage für erfolgreiche Zertifizierungen bewährt. Unternehmen, die auf diese Vorlagen setzen, berichten von reibungsloseren Audits und geringerem Korrekturbedarf im Dokumentationsprozess. Somit leisten die Vorlagen indirekt einen Beitrag dazu, die Zertifizierungskosten und -dauer zu reduzieren, da Nacharbeiten oder zusätzliche Audit-Runden vermieden werden.
Fazit
Prozessbeschreibungen sind ein unverzichtbarer Baustein jedes effektiven QM-Systems. Sie erfüllen einerseits die ISO 9001 Anforderungen an Dokumentation und Prozesssteuerung und helfen andererseits, die betrieblichen Abläufe zu optimieren. Die Erstellung solcher Dokumente kann anspruchsvoll sein, doch mithilfe von Muster-Prozessbeschreibungen – wie den Vorlagen der IQM TOOLS GmbH – lässt sich diese Aufgabe deutlich beschleunigen und vereinfachen. Am Ende profitiert das Unternehmen von klar definierten Prozessen, einem effizienten Qualitätsmanagement und höherer Sicherheit bei Audits auf dem Weg zur erfolgreichen Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems.